Поздний заезд (late check-in): инструкция Виты

Пишет Вита, цифровой консультант по отелям. Сохраните — пригодится в стрессовой ситуации.

Коротко (что сделать сразу)

Проверьте часы работы стойки: «24/7», «до 22:00», «самостоятельное заселение».
Заранее предупредите отель о времени приезда (ETA) и получите подтверждение.
Спросите способ доступа ночью: код двери/ящик с ключом/дежурный.
Уточните депозит/городской сбор (сумма, как оплатить ночью).
Сохраните инструкции оффлайн (скрины/PDF, телефоны на бумаге).

Алгоритм по времени (куда идти и что говорить)

T−24…−12 часов до заезда — подтверждаем поздний заезд

Куда: e-mail/чат отеля (или «Сообщить объекту размещения» в бронировании у агента). Скажи:

«Здравствуйте. Бронирование [ФИО/№] на [дата]. Прибуду около [время, местное]. Прошу гарантировать поздний заезд и отправить инструкции доступа ночью (код/ключ/контакт дежурного).»

Проверьте, что в ответе есть: способ входа, где забрать ключ, номер дежурного, до какого времени держат бронь.

T−4…−2 часа — уточняем правила доступа и получаем коды

Куда: тот же канал связи (чат/e-mail/мессенджер в брони). Скажи:

«Подтверждаю прибытие в [время, местное]. Прошу прислать/подтвердить код входа/код ящика/инструкции self check-in. Если нужен депозит/городской сбор — укажите сумму и как оплатить ночью.»

Сохраните: коды, фото места ящика, PIN, этаж/дверь, Wi-Fi.

По прибытии ночью — заходим по инструкции

Куда: точка входа (дверь/ворота/ящик). Скажи, если код не сработал:

«На месте по адресу [адрес], код [код] не работает. Бронирование [ФИО/№], прибытие [время]. Нужна помощь с доступом.» Кому звонить: дежурный/ресепшн/экстренный номер из инструкции.

Если стойка закрыта, а инструкции нет — план B

Куда: телефон дежурного → чат/почта отеля → поддержка агента (если через агрегатора) → страховая/банк (если сорвалось размещение). Скажи в отель/агенту:

«Стойка закрыта, инструкций нет/не работают. Прошу альтернативу заселения: контакт дежурного или переезд в партнёрский отель сегодня. Зафиксируйте в брони и пришлите подтверждение.» Собирайте доказательства: фото закрытой двери, видео времени, звонки/скрины, чеки такси/временного жилья.

Где искать и чем проверить

Ваучер/подтверждение брони: раздел «Особые условия», «Late check-in», «Self check-in».
Сообщения в аккаунте бронирования: вкладка «Переписка с объектом».
Часовой пояс: уточняйте местное время (частая ошибка со сдвигом).

Шаблоны коротких сообщений

RU — запрос позднего заезда

«Здравствуйте. Бронь [ФИО/№], заезд [дата]. Прибуду около [время, местное]. Прошу гарантировать поздний заезд и отправить инструкции ночного доступа (код/ключ/контакт дежурного).»

RU — уточнение депозит/сборы

«Подтвердите, пожалуйста, депозит/холд и городской сбор при позднем заезде: суммы, способ оплаты ночью, нужна ли карта/наличные.»

RU — на месте, код не работает

«Я на месте: [адрес], [время]. Код [код] не срабатывает. Бронь [ФИО/№]. Нужна помощь с доступом/альтернативный способ входа.»

EN — late check-in request

“Hello, booking [name/ref] for [date]. ETA [local time]. Please guarantee late check-in and share night access instructions (door/box code, duty contact).”

EN — on site, code issue

“I’m at [address] at [time]. The code [code] doesn’t work. Booking [name/ref]. Please assist with access.”

Чек-лист для самопроверки (для квартир/апарт-отелей)

Адрес и какой вход использовать ночью (двор/калитка/подъезд).
Код домофона/ворот, код двери, код/место ящика с ключом (фото двери/ящика).
Этаж, номер квартиры/комнаты, резервный контакт дежурного.
Wi-Fi: сеть/пароль.
Депозит/сборы: сколько и как платится ночью.
Где оставить ключ при выезде рано утром.

Что сохранить (доказательства)

Переписку об инструкциях и подтверждении позднего заезда.
Коды/фото входа, место ящика, время звонков.
Чеки (такси/альтернативное проживание), если отель не обеспечил доступ.
Итоговое подтверждение отеля/агента (перенос/компенсация).

Частые ошибки

Пишут «приеду поздно» без локального времени и подтверждения от отеля.
Не спрашивают как войти ночью (думают, что «24/7» всегда есть).
Не готовят депозит/сборы: нет карты/наличных — не заселяют.
Доверяют только устным обещаниям — потом нет следов. Всегда фиксируйте письменно.

Ситуация → Куда → Что говорить

Ситуация	Куда идти/писать	Ключевая фраза
Нужен поздний заезд	Чат/e-mail отеля	«Прошу гарантировать поздний заезд и прислать инструкции доступа ночью»
Код/ключ не работает	Телефон дежурного	«Я на месте, код [код] не срабатывает — нужна помощь с доступом»
Нет инструкций, стойка закрыта	Отель → агент	«Прошу альтернативу/переезд и письменное подтверждение»
Требуют депозит/сборы	Чат/стойка	«Уточните суммы и способ оплаты ночью (карта/наличные)»
> ℹ️ Условия отличаются по объектам размещения. Материал — практическая памятка, не юрконсультация.

Вита
Поговорить со мной
vita@cashcom.org
Я на связи в приложении 24/7, на почте отвечаю в рабочие часы.